¿Qué es ERP?
Contenido
- ¿Qué significan las siglas ERP?
- Definición de ERP
- ¿Por qué es importante el ERP?
- ¿Cómo funcionan los sistemas de ERP?
- Módulos de ERP comunes
- Integración de ERP
- Seis beneficios clave del ERP
- ¿Qué beneficios trae implementar un sistema de ERP?
- ¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
- Cinco signos que indican que está preparado para un sistema ERP
- ERP para cualquier tamaño: ¿cuáles son mis opciones?
- Tipos de implementación de ERP
- El costo total del ERP
- 10 cosas que buscar en un sistema de ERP
¿Qué significan las siglas ERP?
ERP son las siglas en inglés de «planificación de recursos empresariales», pero ¿qué significa ERP? La manera más simple de definir el ERP es pensar en todos los procesos de negocio centrales necesarios para operar una empresa: finanzas, RR. HH., fabricación, cadena de suministro, servicios, compras, y otros. En su nivel más básico, el ERP ayuda a gestionar de forma eficiente todos estos procesos en un sistema integrado. A menudo es el sistema de registro de la organización.
Sin embargo, los sistemas de ERP de hoy no son nada básicos y se parecen poco al ERP de hace décadas. Ahora se entregan a través de la nube y usan las últimas tecnologías –como inteligencia artificial (IA) y machine learning– para brindar automatización inteligente, mayor eficiencia e información estratégica instantánea en toda la empresa. El software de ERP moderno también conecta las operaciones internas con socios y redes de negocio en todo el mundo, lo que les da a las empresas la colaboración, agilidad y velocidad que necesitan para ser competitivas hoy.
Definición de ERP
ERP es un sistema de software que lo ayuda a gestionar todo su negocio, incluyendo los procesos de finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, compras, y más.
¿Por qué es importante el ERP?
A veces descrito como «el sistema nervioso central de una empresa», un sistema de ERP brinda la automatización, integración e inteligencia esenciales para ejecutar eficientemente todas las operaciones diarias del negocio La mayoría o todos los datos de una organización deben residir en el sistema de ERP para brindar una única fuente de verdad en todo el negocio.
Módulos de ERP comunes
Los sistemas de ERP incluyen una variedad de módulos diferentes. Cada módulo da soporte a procesos de negocio específicos, como finanzas, compras o fabricación, y brinda a los empleados de ese departamento las transacciones y la información que necesitan para realizar su trabajo. Cada módulo se conecta al sistema de ERP, que ofrece una única fuente de verdad y datos precisos y compartidos entre los departamentos.
Los módulos de ERP más usados incluyen:
1. Finanzas: el módulo de finanzas y contabilidad es la columna vertebral de la mayoría de los sistemas de ERP. Además de gestionar el libro mayor y automatizar las tareas financieras clave, ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar (AP) y por cobrar (AR), cerrar los libros de manera eficiente, generar informes financieros, cumplir con los estándares de reconocimiento de ingresos, mitigar el riesgo financiero, y más.
2. Gestión de recursos humanos: la mayoría de los sistemas de ERP incluyen un módulo de RR. HH. que brinda funcionalidades centrales como horas, asistencia y nómina. Add-ons, o incluso suites completas para gestión de capital humano (HCM), pueden conectarse al ERP y ofrecer funcionalidades de RR. HH. más sólidas –en todo, desde analíticas de fuerza laboral hasta gestión de la experiencia de empleado–.
3. Abastecimiento y compras: el módulo de abastecimiento y compras ayuda a las empresas a adquirir los materiales y servicios que necesitan para fabricar sus productos, o los artículos que desean revender. El módulo centraliza y automatiza las compras, incluyendo solicitudes de oferta, creación de contratos, y aprobaciones. Puede minimizar las subcompras y las sobrecompras, mejorar las negociaciones con los proveedores con analíticas potenciadas por IA, e incluso conectarse fluidamente con redes de compradores.
4. Ventas: el módulo de ventas realiza un seguimiento de las comunicaciones con prospectos y clientes –y ayuda a los representantes a usar información estratégica basada en datos para aumentar las ventas y dirigirse a los clientes potenciales con las promociones y oportunidades de venta ascendente adecuadas–. Incluye funcionalidad para el proceso de gestión de pedidos, incluyendo gestión de pedidos, contratos, facturación, gestión del rendimiento de ventas, y soporte para la fuerza de ventas.
5. Fabricación: el módulo de fabricación es un componente clave de la planificación y ejecución del software de ERP. Ayuda a las empresas a simplificar los procesos de fabricación complejos y a garantizar que la producción se ajuste a la demanda. Este módulo generalmente incluye funcionalidades para planificación de requisitos de materiales (MRP), programación de producción, ejecución de fabricación, gestión de calidad, y más.
6. Gestión de logística y cadena de suministro: otro componente clave de los sistemas de ERP, el módulo de cadena de suministro realiza un seguimiento del movimiento de bienes y suministros a lo largo de la cadena de suministro de una organización. El módulo brinda herramientas para gestión de inventarios en tiempo real, operaciones de almacenamiento, transporte, y logística –y puede ayudar a aumentar la visibilidad y resiliencia de la cadena de suministro–.
7. Servicio: en un ERP, el módulo de servicio ayuda a las empresas a ofrecer el servicio confiable y personalizado que los clientes esperan. El módulo puede incluir herramientas para reparaciones internas, repuestos, gestión de servicios externos, y flujos de ingresos basados en servicios. También brinda analíticas para ayudar a los representantes y técnicos de servicio a resolver rápido los problemas del cliente y mejorar la fidelidad.
8. I+D e ingeniería: los sistemas de ERP ricos en funciones incluyen un módulo de I+D e ingeniería. Este módulo brinda herramientas para diseño y desarrollo de productos, gestión del ciclo de vida del producto (PLM), cumplimiento regulatorio del producto, y más –de manera que las empresas puedan crear nuevas innovaciones de manera rápida y rentable–.
9. Gestión de activos empresariales: los sistemas de ERP robustos pueden incluir un módulo de EAM –que ayuda a los negocios que tienen un uso intensivo de activos a minimizar el tiempo de inactividad y a mantener sus máquinas y equipamiento funcionando con la máxima eficiencia–. Este módulo incluye funcionalidades para mantenimiento predictivo, programación, operaciones y planificación de activos, medioambiente, salud y seguridad (EHS), y más.
Integración de ERP
Los sistemas de ERP de hoy brindan una enorme variedad de funcionalidades de negocio, pero todavía deben conectarse y sincronizarse con otras aplicaciones y fuentes de datos –como software para CRM y HCM, plataformas de e-commerce, soluciones específicas para la industria, e incluso otros ERP–. Con la integración de ERP, las empresas pueden obtener una visión unificada de la información de diferentes sistemas, aumentar la eficiencia de los procesos de negocio, mejorar las experiencias de cliente, y facilitar la colaboración entre equipos y socios de negocio.
Los sistemas de ERP modernos son abiertos y flexibles, y pueden integrarse fácilmente con una amplia gama de productos de software usando conectores o adaptadores personalizados, como las interfaces de programación de aplicaciones (API). Otros métodos para la integración de ERP incluyen ESB (bus de servicio empresarial) e iPaaS (plataforma de integración como servicio). La iPaaS, que ofrece un enfoque basado en la nube, es una opción muy popular para las empresas modernas. Las plataformas iPaaS pueden sincronizar rápido un ERP on-premise o basado en la nube con aplicaciones SaaS del mismo proveedor o de terceros. Por lo general, requieren poca o ninguna codificación, son flexibles y relativamente baratas, y ofrecen una gran cantidad de otros usos, como generación automática de API, integración de datos de machine learning, integración de redes de internet de las cosas (IoT), contenido preconfigurado, y más.
Seis beneficios clave del ERP
Un buen sistema de ERP ofrece muchas ventajas diferentes. Estas son las seis principales:
Los sistemas de ERP modernos son abiertos y flexibles, y pueden integrarse fácilmente con una amplia gama de productos de software usando conectores o adaptadores personalizados, como las interfaces de programación de aplicaciones (API). Otros métodos para la integración de ERP incluyen ESB (bus de servicio empresarial) e iPaaS (plataforma de integración como servicio). La iPaaS, que ofrece un enfoque basado en la nube, es una opción muy popular para las empresas modernas. Las plataformas iPaaS pueden sincronizar rápido un ERP on-premise o basado en la nube con aplicaciones SaaS del mismo proveedor o de terceros. Por lo general, requieren poca o ninguna codificación, son flexibles y relativamente baratas, y ofrecen una gran cantidad de otros usos, como generación automática de API, integración de datos de machine learning, integración de redes de internet de las cosas (IoT), contenido preconfigurado, y más.
1. Mayor productividad: optimice y automatice sus procesos de negocio centrales para ayudar a todas las personas de su organización a hacer más con menos recursos.
2. Información estratégica más profunda: elimine los silos de información, obtenga una única fuente de verdad, y obtenga respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.
3. Informes acelerados: agilice los informes financieros y de negocios y comparta los resultados fácilmente. Actúe en base a información estratégica y mejore el rendimiento en tiempo real.
4. Reduzca el riesgo: maximice la visibilidad y el control del negocio, garantice el cumplimiento de los requisitos regulatorios y proyecte y prevenga riesgos.
5. IT más simple: usando aplicaciones de ERP integradas que comparten una base de datos, usted puede simplificar la TI y ofrecerles a todos una manera más fácil de trabajar.
6. Agilidad mejorada: con operaciones eficientes y rápido acceso a datos en tiempo real, puede identificar rápidamente nuevas oportunidades y reaccionar a ellas.
¿Cómo funcionan los sistemas ERP?
Productos inteligentes
Un sistema ERP –también llamado suite ERP– se compone de diferentes aplicaciones de planificación de recursos empresariales que hablan entre sí y comparten una base de datos.
Cada aplicación (o módulo de ERP) suele enfocarse en un área de negocios. Puede combinar diferentes módulos para satisfacer sus necesidades. Finanzas, recursos humanos, ventas y logística son puntos de partida populares. También hay módulos específicos para las industrias, desde manufactura hasta comercio minorista.
Tipos de ERP: brinde ERP a su manera
Pueden implementarse modelos modernos de ERP de diferentes maneras: en una nube pública o privada, on-premise o en diferentes escenarios híbridos que combinen entornos. Estos son algunos de los beneficios de alto nivel de cada uno para ayudarlo a identificar la opción de implementación que tenga más sentido para su negocio.
ERP en la nube
En un ERP en la nube, el software funciona en una plataforma informática en la nube de un proveedor. El mantenimiento del sistema es manejado por el proveedor. También está la opción de utilizar una nube pública o privada, la cual está ganando aceptación debido a los bajos costos iniciales.
ERP on-premise
Este es el modelo tradicional para implementar software en el que usted controla todo. El software de ERP es instalado en su centro de datos en las ubicaciones de su elección. La instalación y el mantenimiento del hardware y software son responsabilidad de su personal.
ERP híbrido
Para empresas que quieren una mezcla de ambos para satisfacer las necesidades de su negocio, está el modelo híbrido. En este, algunas de sus aplicaciones y datos de ERP estarán en la nube y otros on-premise. A veces esto se conoce como ERP de dos niveles.
Cinco signos que indican que está preparado para un sistema ERP
La mayoría de las empresas empiezan usando una variedad de herramientas simples e independientes para gestionar diferentes procesos –como QuickBooks o las hojas de cálculo de Excel–. Estos son cinco signos que indican que estas herramientas le quedaron chicas y necesita un sistema de ERP moderno.
1. Está destinando más tiempo a actividades cotidianas. Si le está llevando más tiempo gestionar actividades clave, como el cierre de libros, posiblemente sea por culpa de tener muchas aplicaciones dispares. El software ERP integra soluciones y datos en un único sistema con una interfaz común, lo que permite que las unidades de negocio se comuniquen con mayor facilidad y hagan su trabajo de manera eficaz.
2. Tiene muchas preguntas de negocio sin respuesta. ¿Puede responder fácilmente preguntas importantes sobre su negocio como los ingresos por línea de producto o la cantidad de devoluciones? Si no puede hacerlo, es posible que los sistemas segregados y la falta de acceso a métricas y KPIs lo estén deteniendo. El software de planificación de recursos empresariales está diseñado para abordar estos desafíos.
3. Tiene procesos de negocio que se le escapan. ¿Hay áreas en las que sus procesos se le están escapando? Quizá sea más difícil para usted gestionar el inventario, satisfacer a los clientes o mantener los costos controlados. Si es el caso, es posible que sus procesos de negocio necesiten ser reestructurados para adaptarse al crecimiento o a prioridades cambiantes –una respuesta natural para el software de ERP–.
4. Tiene procesos manuales con múltiples conjuntos de datos. ¿La mayoría de sus departamentos están usando sus propias aplicaciones y procesos para hacer las cosas? Si es el caso, es probable que esté destinando demasiado tiempo a la captura de datos duplicados. Cuando la información no puede fluir entre los sistemas, la generación de informes lleva más tiempo, ocurren errores con frecuencia y la toma de decisiones se entorpece.
5. Se está perdiendo oportunidades que desaparecen rápido. ¿Está destinando tanto tiempo a la gestión de su negocio que no puede perseguir nuevas oportunidades interesantes? Los sistemas de ERP más recientes incluyen funcionalidades avanzadas e inteligentes, como machine learning y analíticas predictivas, que simplifican la identificación y capitalización de nuevos proyectos rentables.
ERP para cualquier tamaño: ¿cuáles son mis opciones?
El ERP no es solo para empresas globales. Las soluciones ERP están diseñadas para empresas de todos los tamaños –pequeñas, medianas y grandes–. También puede obtener funcionalidades específicas para cada industria y empresa para satisfacer necesidades de negocio únicas.
ERP para pequeñas empresas
El software de ERP para pequeñas empresas puede ayudarlo a ir más allá de las hojas de cálculo y gestionar de forma eficaz todos los aspectos de su empresa en crecimiento –desde ventas y relaciones con el cliente hasta finanzas y operaciones–. Las herramientas de ERP para pequeñas empresas típicamente están en la nube, son rápidas de instalar y están diseñadas para crecer con usted.
ERP para el mercado mediano
Hoy, el software de ERP diseñado para empresas y subsidiarias del mercado mediano ofrece analíticas incorporadas, implementación rápida y mejores prácticas para 35 procesos de negocio diferentes –finanzas, RR. HH., gestión de cadena de suministro y más–. Las herramientas de ERP para empresas medianas ayudan a los negocios en crecimiento a escalar y competir sin la complejidad ni el costo.
ERP empresarial
Las grandes empresas con operaciones globales o subsidiarias necesitan un sistema de ERP solido, y líder en el mercado con IA, machine learning y analíticas incorporadas –y automatización inteligente para transformar procesos–. Los sistemas ERP pueden implementarse on-premise, en la nube o en un escenario híbrido según la necesidad de negocio. Pueden integrarse con las bases de datos existentes o, idealmente, funcionar en bases de datos in-memory más nuevas y poderosas.
Ejemplos de ERP en diferentes industrias
Empresas de todas las industrias –desde la automotriz hasta la distribución mayorista– necesitan información precisa y en tiempo real y procesos de negocio eficaces para competir y prosperar. Sin embargo, las distintas industrias confían en su software de ERP por motivos algo diferentes. Estos son solo algunos ejemplos.
-
Los servicios públicos deben revisar constantemente sus activos de capital, no solo para cumplir con la demanda de servicios futuros, sino también para reemplazar los activos antiguos. Sin un ERP, el esfuerzo por priorizar estas grandes inversiones en activos sería difícil y propenso a errores. El ERP también ayuda a resolver otro problema crítico de la empresa de servicios públicos: la previsión de repuestos. El hecho de no disponer de las piezas adecuadas durante una disrupción puede crear un significativo problema de servicio al cliente. Por otro lado, tener demasiados repuestos significa costos excesivos y stock desactualizado.
-
Para los mayoristas, importadores, la entrega directa a tienda, y las empresas 3PL/4PL, la entrega puntual es clave. Todas estas organizaciones quieren reducir los costos de distribución, aumentar la rotación de inventario, y acortar el tiempo del order-to-cash. Para lograr estos objetivos, necesitan integración de la funcionalidad para gestión de inventario, compras y logística, así como procesos automatizados que se adapten a sus necesidades.
-
Los fabricantes discretos, por lotes y por procesos continuos, todos confían en sistemas de ERP y cadena de suministro para cumplir con los objetivos de calidad del producto, gestionar el uso de los activos, controlar los costos de horas extra, manejar las devoluciones de los clientes, y más. Los fabricantes también pueden obtener un control de inventario de punta a punta supervisando los movimientos de stock, identificando productos de alto y bajo rendimiento, y gestionando las compras de manera más eficiente.
-
Las empresas de servicios –incluidas las de contabilidad, impuestos, ingeniería, TI, legales, y otras empresas de servicios profesionales–, requieren una potente tecnología de ERP móvil en tiempo real para equilibrar los compromisos de prestación de servicios con la salud financiera. La clave para el éxito del servicio profesional es la capacidad de cumplir con los plazos y, al mismo tiempo, gestionar la rentabilidad del proyecto, el uso de recursos, el reconocimiento de ingresos, los objetivos de ingresos recurrentes, y las oportunidades de crecimiento.
-
El comercio minorista ha experimentado una transformación significativa ahora que el e-commerce se ha fusionado con otros canales de venta, así como con las operaciones físicas. La capacidad de brindar opciones por autoservicio para identificar, configurar, comprar y enviar productos depende de los datos integrados. Un ERP moderno también ayuda a los minoristas a reducir el abandono de los carritos, mejorar las conversiones en los sitios web, aumentar el valor promedio de los pedidos, y aumentar el valor del ciclo de vida del cliente.
Tipos de implementación de ERP
Pueden implementarse modelos modernos de ERP de diferentes maneras: en una nube pública o privada, on-premise o en diferentes escenarios híbridos que combinen entornos. Estos son algunos de los beneficios de alto nivel de cada uno para ayudarlo a identificar la opción de implementación de ERP que tenga más sentido para su negocio.
ERP en la nube
En el ERP en la nube, el software se aloja en la nube y se entrega por internet como un servicio al que usted se suscribe. Por lo general, el proveedor de software se encarga en nombre de usted del mantenimiento, actualización y seguridad habituales. Hoy, el ERP en la nube es el método de implementación más popular por muchas razones –incluyendo costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad y agilidad, integración más fácil, y mucho más–.
ERP on-premise
Este es el modelo tradicional para implementar software en el que usted controla todo. El software de ERP habitualmente es instalado en su centro de datos en las ubicaciones de su elección. La instalación y mantenimiento del hardware y software son responsabilidad de su personal.
Muchas empresas están modernizando y actualizando sus sistemas de ERP on-premise a implementaciones en la nube. Esto requiere una cuidadosa planificación de la actualización de su ERP, así como un proceso reflexivo de evaluación del software de ERP y las opciones de implementación.
ERP híbrido
Para empresas que quieren una mezcla de ambos para cumplir con las necesidades de su negocio, está el modelo de ERP en la nube híbrido. Aquí algunas de sus aplicaciones y datos de ERP estarán en la nube y otros on-premise. A veces esto se conoce como «ERP de dos niveles».
El costo total del ERP
El costo de ERP depende del proveedor de software, los módulos seleccionados, y el método de implementación. En términos generales, el ERP basado en la nube tiene costos más bajos que el ERP on-premise porque no hay hardware que deba comprarse –y no es necesario contratar a costosos expertos internos de TI–. El proveedor gestiona el mantenimiento y le cobra al cliente una tarifa de suscripción anual o mensual, generalmente en función del número de usuarios.
Al calcular el retorno de la inversión (ROI) y el costo total de propiedad (TCO) de una nueva implementación de ERP, los costos iniciales y continuos de la fuerza laboral son tan importantes como los costos de elección e implementación del software. Con las opciones en la nube e híbrida, se deben evaluar nuevos factores. Por ejemplo, mantenimiento del software, instalaciones, capacidad informática, tiempo de inactividad, recuperación, seguridad, privacidad, y costos de personal de TI son consideraciones importantes. Como se mencionó, las opciones en la nube reducen significativamente los costos tanto de capital como operativos –mejorando tanto el ROI como el TCO–.
Historia del ERP: la rápida evolución del ERP
Las aplicaciones de negocio computarizadas nacieron en el mundo de la contabilidad y las finanzas en la década de 1960 usando computadoras centrales. Estas aplicaciones pioneras eran más rápidas y precisas que los procesos manuales –pero eran costosas, limitadas en funcionalidad, y aún lentas–. En poco tiempo, estas aplicaciones expandieron el desarrollo de soluciones dedicadas e independientes, como el procesamiento de pedidos del cliente y la planificación de necesidades de fabricación (MRP).
A mediados de los años ochenta, la competencia en el sector de la fabricación estaba explotando y se requerían nuevas herramientas. El nuevo software MRP II integró contabilidad y finanzas, ventas, compras, inventario, y planificación y cronogramas de fabricación –brindándole al fabricante un sistema integrado–.
Cerca del final de la década de 1990, se presentó el ERP. El ERP transformó el sector tecnológico atendiendo a una gama más amplia de industrias y combinando MRP II, recursos humanos, contabilidad de proyectos, e informes del usuario final.
En este corto lapso del siglo XXI, velocidades de internet más rápidas y nuevas herramientas de desarrollo han vuelto a revolucionar las suites de ERP. La presentación de software basado en navegadores allanó el camino para el software de ERP en la nube, un avance que ha ampliado tanto el alcance como la funcionalidad de las soluciones de ERP.
Hoy, en la era de la transformación digital, los sistemas de ERP modernos aprovechan cada vez más nuevas tecnologías inteligentes como IA, machine learning, automatización robótica de procesos (RPA), IoT, procesamiento de lenguaje natural (NLP), y bases de datos in-memory. Ellos ofrecen a las empresas la capacidad de operar procesos aun más eficientes, aprovechar información actualizada al minuto de datos transaccionales y no estructurados y, en última instancia, seguir siendo competitivos en un momento de cambio sin precedentes.
