¿Que es la automatización de procesos?

Ejemplos de automatización de procesos de negocio

Las actividades o tareas ad-hoc o de una sola vez no son los candidatos ideales para la automatización de procesos. Esta tecnología es más adecuada para tareas repetitivas con pasos, secuencias y reglas formalizadas. La automatización garantiza que el proceso comercial se realice correctamente en todo momento, involucrando a las personas adecuadas, en el orden correcto, considerando la información correcta y dentro de un período de tiempo específico. Un proceso empresarial planificado y modelado es el primer paso para mejorar la eficiencia mediante la reducción de tareas y actividades redundantes. Si bien las prioridades de automatización de procesos variarán de una empresa a otra, a continuación se presentan algunas áreas que a menudo se benefician de la automatización de procesos.  

• Reclutamiento. Las herramientas de automatización de procesos pueden ayudar a agilizar varias actividades de reclutamiento, incluida la capacidad de cargar currículos y referencias de manera rápida y eficiente, y procesar rápidamente evaluaciones, rechazos o seguimientos para que pueda encontrar y seleccionar a los mejores talentos. 

• Incorporación y formación de empleados. Desde el procesamiento de registros hasta el cumplimiento y la capacitación, la automatización de procesos puede ayudar a simplificar las tareas de contratación e incorporación. Esto conduce a un desarrollo más rápido de un empleado comprometido y productivo.  

• Procesos de pago y nómina. En los últimos años se ha visto un gran aumento en la cantidad de trabajadores temporales y empleados remotos que trabajan en múltiples regiones. Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar tanto las actividades regulares de nómina como el pago de contratistas y proveedores externos.  

• Programación de la fuerza de trabajo. Es una lucha administrar la programación de los empleados, especialmente en múltiples ubicaciones y departamentos. La capacidad de sincronizar solicitudes de tiempo libre y viajes de negocios entre departamentos significa que las ausencias se cubren y los equipos de recursos humanos y nómina pueden automatizar mejor las tareas administrativas.  

• Facturación más simple y consistente. Si bien la generación de facturas idealmente debería ser competencia de los departamentos de contabilidad, no siempre es así. Los procesos de facturación automatizados pueden ayudar a aliviar errores, confusiones contables e incluso riesgos legales. 

• Experiencia del cliente. En un clima competitivo, es más fácil que nunca que sus clientes se vayan si experimentan problemas y demoras. La automatización de procesos ayuda a crear una experiencia de cliente más personalizada y mueve a los clientes de forma rápida y precisa a través de los flujos de proceso. 

• Cumplimiento y tareas regulatorias. Es esencial que una variedad de procesos comerciales se adhieran a los requisitos normativos y de cumplimiento. Las soluciones de automatización de procesos registran archivos y dejan un rastro de datos visible, lo que facilita el seguimiento y la revisión de estas actividades en tiempo real. Por ejemplo, antes de que los equipos de mantenimiento tengan acceso a los trabajos de la planta de energía, los gerentes pueden confirmar que todos los sistemas potencialmente peligrosos hayan completado y registrado con éxito los protocolos de seguridad de apagado necesarios. 

Tecnologías centrales de automatización de procesos comerciales

Las soluciones de automatización de flujos de trabajo y automatización de procesos robóticos están en el centro de cualquier transformación de automatización digital. 

Automatización robótica de procesos (RPA)

RPA no se refiere a robots físicos como los que podría ver en una línea de montaje. Más bien, las herramientas y los bots de RPA se integran en los sistemas comerciales con el fin de automatizar y simplificar diversas tareas e interacciones. RPA es un componente principal de BPA. Describe software y bots que están programados para emular y copiar acciones humanas para completar tareas comerciales repetitivas. Los robots de software RPA pueden navegar por los sistemas, leer e ingresar datos y realizar una amplia gama de tareas basadas en reglas. 

Automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo a menudo se usa indistintamente con RPA, pero eso no es exacto. La automatización del flujo de trabajo se puede definir como hacer que el flujo de tareas, documentos e información en las actividades relacionadas con el trabajo se realice de forma independiente de acuerdo con las reglas comerciales definidas y se refiera a tareas específicas dentro de un flujo de trabajo completo.  

Algunas técnicas y términos utilizados en la automatización de procesos

La automatización de procesos puede ser simple e incluir sólo unas pocas tareas centrales, o puede ser parte de un mayor viaje de IPA e hiperautomatización. A continuación se presentan algunas de las técnicas y tecnologías que contribuyen a los mejores resultados de automatización de procesos: 

Hiperautomatización

La hiperautomatización no es una tecnología en sí misma, sino más bien una iniciativa estratégica que la organización emprende para identificar, examinar y automatizar la mayor cantidad posible de procesos comerciales y de TI, lo más rápido posible. Para hacer esto, la hiperautomatización se basa en la integración y orquestación de múltiples tecnologías, herramientas y plataformas, que incluyen IA/aprendizaje automático, RPA, sistemas ERP modernos y herramientas de desarrollo de código bajo/sin código.  

Automatización inteligente de procesos (IPA)

McKinsey define IPA como «un conjunto emergente de nuevas tecnologías que combina el rediseño fundamental de procesos con la automatización robótica de procesos y el aprendizaje automático». Aumenta los procesos comerciales con IA y herramientas de próxima generación que ayudan a automatizar y simplificar las tareas repetitivas, replicables y rutinarias. Esto significa que IPA no solo puede imitar las actividades y tareas humanas, sino que también puede aprender a hacerlas. La inteligencia artificial y las tecnologías cognitivas permiten que las capacidades de toma de decisiones se incorporen a la automatización basada en reglas, lo que conduce a un mejor rendimiento de los trabajadores humanos, mayor velocidad, menor riesgo y mejores viajes de los clientes. 

Automatización de código bajo/sin código

El código bajo/sin código (LCNC) se refiere a las herramientas de aplicaciones e integración que están equipadas con funcionalidad de arrastrar y soltar, herramientas visuales y mucho contenido preconstruido. Las herramientas de LCNC hacen posible que alguien con poca o ninguna habilidad de programación o codificación automatice procesos en función de su amplia experiencia en la materia relevante. Sin embargo, las tecnologías de automatización de LCNC también están equipadas con sólidas medidas de protección para garantizar que los equipos de TI puedan tener un control general y asegurarse de que cualquier nuevo proceso o aplicación automatizado se integre bien dentro del sistema, cumpliendo con los estándares de seguridad y cumplimiento más estrictos. 

Big Data

Los datos no se clasifican como «grandes» simplemente por su volumen. Big Data se define por un conjunto de criterios relacionados, sí, con su volumen pero también con su complejidad y velocidad. Los datos estructurados tienen un formato lineal, como los que vería en una hoja de cálculo. Todo cabe en una columna o una fila. Los datos no estructurados, por otro lado, pueden consistir en información menos cuantificable, como comentarios de clientes, correos electrónicos, videos o imágenes. Big Data se puede integrar y usar directamente en la automatización de procesos comerciales, en función de reglas comerciales definidas, o aprovechando la inteligencia artificial (IA) y las capacidades de aprendizaje automático. Estos datos integrados se pueden usar para guiar la toma de decisiones, acelerar los procesos y aliviar las tareas y evaluaciones repetitivas. 

Las tecnologías RPA de inteligencia artificial

Están diseñadas para funcionar mejor con datos estructurados, pero muchos de sus conocimientos e información más valiosos se encuentran dentro de datos semiestructurados y no estructurados (en imágenes escaneadas, páginas web, documentos PDF y mucho más). Las tecnologías de IA pueden procesar y convertir esos datos en un formato estructurado que el RPA podrá comprender y utilizar. 

Procesamiento del lenguaje natural (NLP)

Los mejores chatbots basados ​​en NLP aprenden del contenido informativo del habla humana, pero también aprenden a interpretar el contexto y el tono. En la automatización de procesos, las herramientas de NLP pueden ayudar a guiar mejor las interacciones y responder consultas estándar tanto internas como de los clientes. 

Big Data de aprendizaje automático

Proporciona los grandes volúmenes de datos de los que dependen las tecnologías de aprendizaje automático para ayudarlas a tomar decisiones. Cuando el aprendizaje automático (y los algoritmos que lo impulsan) se integra con RPA, IA y otras herramientas como NLP, brinda la capacidad de detectar tendencias y patrones, además de aprender tanto de los datos como de los usuarios humanos. Esto hace que la automatización de procesos sea aún más precisa y útil. 

Sistemas ERP inteligentes 

Durante años, las empresas han confiado en los sistemas ERP para administrar y coordinar sus tareas financieras y del día a día. Pero los ERP de hoy han crecido en capacidad (con IA y tecnologías de aprendizaje automático) para brindar inteligencia y soporte a casi todas las áreas del negocio y sus operaciones. Muchas funciones de automatización ya forman parte de los sistemas ERP modernos.  

Beneficios de la automatización de procesos de negocio

Los mayores impulsores de la automatización de procesos tienen que ver con los beneficios obvios que provienen de una mayor velocidad y eficiencia, y una mayor oportunidad de agilidad e innovación. Esos beneficios incluyen:

• Estructuras comerciales más ágiles y resistentes en general  

• Operaciones más eficientes que incluyen tiempos de ciclo más rápidos y tarifas correctas a la primera 

• Cumplimiento mejorado a través de seguimientos de datos y monitoreo más visibles 

• Reducción de la carga de procesos lentos y manuales, creando una mayor libertad para innovar y crecer 

• Colaboración en tiempo real en una organización, creación de trabajo en equipo y éxito/satisfacción de los empleados

• Mejor calidad de servicio al cliente y tiempos de respuesta. 

Automatización de procesos: próximos pasos en su camino hacia la transformación digital

Lograr la automatización de procesos de extremo a extremo es un pilar esencial en cualquier viaje exitoso de transformación digital. McKinsey realizó recientemente una encuesta a líderes de la industria que habían cumplido con éxito sus objetivos de automatización de procesos comerciales. Descubrieron que, básicamente en todos los casos, esos éxitos tenían tres componentes estratégicos en común:  

1) La automatización debe adoptarse como una prioridad estratégica en toda la organización, no solo abordarse en silos como una forma de abordar algunos procesos aislados 

2) La automatización de procesos debe centrarse en hacer que la tecnología funcione para las personas, y no al revés 

3) El mercado es particularmente impredecible en este momento, por lo que un enfoque en la escalabilidad es esencial para el éxito sostenido de la automatización de procesos 

Como todos los viajes de transformación empresarial, no tiene que suceder todo a la vez. El primer paso más esencial es estar preparado para gestionar el cambio y comunicar objetivos e hitos claramente definidos en toda su fuerza laboral.